Zo pakt u het aan
Verbind de maatregel aan de oorzaak
Beschrijf het probleem en de informatie waarop je de oorzaak baseert. Bepaal zo nodig eerst een tijdelijke oplossing voor het directe gevolg. Kies vervolgens een maatregel die de achterliggende oorzaak aanpakt.
Maak uitvoering en beoordeling concreet
Leg vast wat er verandert, wie dit uitvoert en wanneer het klaar moet zijn. Spreek ook af wie het effect beoordeelt, met welke informatie en na welke passende werkperiode.
Volg voortgang op een vaste plek
Bewaar de bron van de actie, de eigenaar, deadline en voortgang bij elkaar. Bespreek vertraging en afhankelijkheden. Pas een deadline alleen aan met een reden en een nieuwe afspraak.
Beoordeel het effect en borg de verandering
Controleer of het probleem voldoende is verminderd. Zo niet, onderzoek verder en bepaal een vervolg. Werkt de maatregel, pas dan waar nodig instructies, scholing, controles en planning aan en maak duidelijk wie deze onderhoudt.
PRAKTIJKVOORBEELD
Zo werkt het bij Helder Service
Helder Service ontdekt dat het onduidelijk is wie de klant terugbelt als twee collega's aan dezelfde melding werken. De maatregel is een expliciete overdracht naar één behandelaar. Na een afgesproken proefperiode controleert de teamleider recente meldingen. Het team beoordeelt of de terugkoppeling is uitgevoerd en neemt de afspraak op in de instructie.
Fictief bedrijf ter illustratie. Pas de aanpak aan uw eigen organisatie aan.
Wanneer is dit geregeld?
Loop de punten samen na. Onderzoek onduidelijkheden voordat u dit onderdeel als geregeld beschouwt.
- De gekozen maatregel is uitgevoerd en het effect is beoordeeld.
- Een onvoldoende resultaat heeft een vervolgactie.
- Een werkende wijziging is verwerkt in de dagelijkse afspraken en het beheer ervan.
Waarom is deze stap belangrijk?
Een uitgevoerde actie en een opgelost probleem zijn verschillende dingen. Een instructie aanpassen helpt pas als medewerkers de nieuwe werkwijze begrijpen en gebruiken. De effectcontrole maakt dat zichtbaar.
Heeft u dit al ingericht?
Een bestaande actielijst kan volstaan wanneer ook bron, effectcontrole en borging zichtbaar zijn. Voeg die onderdelen toe als ze ontbreken.
Voorkom deze valkuil
Een actie afsluiten zodra een document is aangepast. Controleer ook of het gedrag en het resultaat zijn veranderd.
Wanneer mag ik een verbeteractie afsluiten?
Wanneer de uitvoering en de afgesproken effectbeoordeling zijn afgerond en de benodigde borging is geregeld. Heeft de maatregel onvoldoende geholpen, leg dan een vervolg vast.