Wanneer is een actie compleet?
Een actie als 'kijken naar de klachtenprocedure' kun je nooit afronden. Een bruikbare actie heeft een concrete omschrijving, een herkomst, een eigenaar, een deadline en een status. Met die vijf gegevens kan iemand anders ook zien wat er moet gebeuren.
Vul daarnaast in waar de actie vandaan komt: een overleg, een audit, een melding of een risico. Dan kun je later terugvinden waarom de actie bestaat.
Eén register in plaats van losse lijstjes
De meeste acties raken zoek omdat ze in notulen, e-mails en persoonlijke lijstjes staan. Bundel ze in één register, ook als ze uit verschillende bronnen komen. Je opent dan één bestand om te zien wat openstaat en wat te laat is.
Het Managementregister van SPARK Desk is daarvoor gemaakt: één register voor alle acties en besluiten, met bron, eigenaar, deadline, effectbeoordeling en borging.
Kijk op een vast moment naar je acties
Een register helpt alleen als iemand ernaar kijkt. Neem het in het vaste overleg mee: eerst de acties die te laat zijn, dan de acties die binnenkort aflopen. De agenda en notulen van een werkoverleg bieden daarvoor al een vaste plek, namelijk de terugblik op openstaande acties.
Afgerond is niet hetzelfde als geholpen
Een actie sluiten omdat hij is uitgevoerd, zegt niets over het effect. Beoordeel daarom na afloop of de actie het probleem heeft opgelost, en leg vast hoe je dat borgt, bijvoorbeeld door een procedure aan te passen. Zo voorkom je dat hetzelfde probleem een paar maanden later terugkomt.