Zo pakt u het aan
Loop één recente opdracht of melding na
Begin bij de ontvangst en volg de overdrachten tot en met de afronding. Vraag de betrokken medewerkers wat zij doen, welke informatie zij nodig hebben en waar het werk soms blijft liggen.
Beschrijf het proces op hoofdlijnen
Noteer het begin, de belangrijkste stappen en het eindresultaat. Maak zichtbaar wie een stap uitvoert, aan wie het werk wordt overgedragen en wanneer iemand controleert of het goed gaat.
Verzamel wat er al is
Zoek de gebruikte instructies, formulieren, registraties en rapportages erbij. Noteer per onderdeel de eigenaar en de vindplaats. Markeer verschillen tussen de afgesproken en de feitelijke werkwijze.
Kies één leidende plek per soort informatie
Bepaal waar bijvoorbeeld een melding, een documentversie en een verbeteractie worden bijgehouden. Maak afspraken over verwijzingen tussen die plekken. Voorkom dat hetzelfde gegeven in meerdere lijsten moet worden bijgewerkt.
PRAKTIJKVOORBEELD
Zo werkt het bij Helder Service
Helder Service ontdekt dat meldingen in een mailbox, persoonlijke notities en een gedeelde lijst staan. De lijst bevat al bruikbare informatie. Het team behoudt die en spreekt af dat iedere melding daar wordt opgenomen. De oorspronkelijke e-mail blijft terugvindbaar via een verwijzing.
Fictief bedrijf ter illustratie. Pas de aanpak aan uw eigen organisatie aan.
Wanneer is dit geregeld?
Loop de punten samen na. Onderzoek onduidelijkheden voordat u dit onderdeel als geregeld beschouwt.
- Een collega kan uitleggen hoe het proces van begin tot einde verloopt.
- De belangrijkste documenten en registraties zijn terug te vinden.
- Het is duidelijk waar je leidende informatie staat en welke knelpunten onderzoek vragen.
Waarom is deze stap belangrijk?
Een procedure kan op papier compleet zijn terwijl medewerkers anders werken. Vergelijk daarom documenten met een recente praktijksituatie. Dat geeft een betrouwbaarder vertrekpunt dan alleen een inventarisatie van bestanden.
Heeft u dit al ingericht?
Een bestaande procesbeschrijving is bruikbaar als deze overeenkomt met de praktijk. Actualiseer alleen de onderdelen die afwijken of onduidelijk zijn.
Voorkom deze valkuil
Een ideaal proces tekenen zonder te controleren hoe medewerkers werken. Laat iemand die het werk uitvoert je overzicht nalopen.
Moet ik ieder proces uitgebreid beschrijven?
Leg zoveel vast als nodig is om het werk goed uit te voeren, over te dragen en te controleren. Begin met belangrijke overdrachten, risico's en terugkerende onduidelijkheden.