Zo pakt u het aan
Bepaal de noodzakelijke invoer
Loop ieder gevraagd gegeven na: waarvoor gebruiken we dit en wie heeft het nodig? Voor een melding kan dat bijvoorbeeld datum, onderwerp, eigenaar, vervolgdatum en afhandeling zijn. Verzamel geen persoonsgegevens die je niet nodig hebt.
Spreek begrippen en momenten af
Maak duidelijk wat een melding, klacht, afgeronde actie of te late afhandeling betekent. Bepaal wie invoert, wanneer dat gebeurt en wie ontbrekende gegevens controleert.
Oefen met een voorbeeld
Laat medewerkers dezelfde fictieve situatie verwerken. Vergelijk verschillen en pas de uitleg aan. Gebruik daarna een beperkte proef in het gekozen proces en bespreek waar invoer onnodig lastig is.
Neem externe partijen mee waar nodig
Als een leverancier of samenwerkingspartner invloed heeft op het resultaat, spreek dan ook de overdracht en terugkoppeling af. Leg vast wie de samenwerking beoordeelt en wanneer een probleem wordt besproken.
PRAKTIJKVOORBEELD
Zo werkt het bij Helder Service
Helder Service spreekt af dat 'afgehandeld' betekent dat de afgesproken oplossing is uitgevoerd en aan de klant is teruggekoppeld. Tijdens de proef blijkt dat medewerkers verschillende datums gebruiken. Het team verduidelijkt het verschil tussen ontvangst- en afhandeldatum.
Fictief bedrijf ter illustratie. Pas de aanpak aan uw eigen organisatie aan.
Wanneer is dit geregeld?
Loop de punten samen na. Onderzoek onduidelijkheden voordat u dit onderdeel als geregeld beschouwt.
- Medewerkers verwerken dezelfde situatie op dezelfde manier.
- Ontbrekende of onduidelijke invoer heeft een opvolging.
- De registratie ondersteunt een concreet doel en vermijdt onnodige dubbele invoer.
Waarom is deze stap belangrijk?
Vergelijkbare gegevens ontstaan wanneer mensen dezelfde begrippen en afspraken gebruiken. Een dashboard lost onduidelijke invoer niet op. Controleer daarom eerst of de registratie begrijpelijk en uitvoerbaar is.
Heeft u dit al ingericht?
Een bestaand registratiesysteem mag blijven als het bruikbare informatie en opvolging oplevert. Een nieuwe Exceltool is dan niet vanzelf nodig.
Voorkom deze valkuil
Meer gegevens vragen omdat ze misschien ooit interessant zijn. Vraag per veld welke uitvoering of beslissing ermee wordt ondersteund.
Moet ik mijn bestaande registraties vervangen door SPARK Desk?
Nee. Behoud wat goed werkt. Kies een tool als die een concreet ontbrekend onderdeel oplost en maak vooraf duidelijk welke registratie daarna leidend is.