Losse tool
Documentregister
Documenten beheren, vaststellen en op tijd evalueren
Houd bij welke documenten — beleid, procedures, formulieren — actueel zijn, wie ze beheert en wanneer ze aan herziening toe zijn.
Een Excelwerkboek waarin je vastlegt, bewaakt en opvolgt. Met dit bestand weet je welke documenten actueel zijn en welke herzien moeten worden. Alle cijfers op de dashboards komen uit de registers in hetzelfde bestand; je hoeft niets dubbel in te vullen en niets handmatig te verversen.
Wat zit erin
Het werkboek bestaat uit drie onderdelen en heeft 7 werkbladen, waarvan 1 dashboard.
Documentregister
Beleid, procedures en formulieren met versie, status, eigenaar en evaluatiemoment.
Maatregelen
Eén register voor alle acties en besluiten uit alle onderdelen, met bron, eigenaar, deadline, effectbeoordeling en borging.
Instellingen
Organisatienaam, rapportagejaar, signaalhorizon, risicogrenzen, afhandeltermijnen en de keuzelijsten die je zelf aanpast.
Hoe gebruik je Documentregister?
Voor de documentbeheerder of proceseigenaar die wil weten welke beleidsstukken, procedures en formulieren actueel zijn.
Wat voer je in?
Leg per document versie, status, eigenaar en evaluatiemoment vast. Werk het register bij wanneer een document wordt aangepast of vervalt.
Welk overzicht krijg je?
Het register geeft overzicht van geldige documenten en documenten die opnieuw beoordeeld moeten worden.
Een praktisch voorbeeld
Een klachtenprocedure krijgt een nieuwe versie. De eigenaar beoordeelt de tekst, werkt versie en status bij en zorgt dat medewerkers de nieuwe versie op de afgesproken opslagplek vinden.
Fictieve gebruikssituatie ter illustratie.
Je organiseert zelf opslag, toegang en goedkeuring. Het register vervangt geen documentopslag met automatische versiegeschiedenis.
Bekijk de video
Een korte rondleiding van ongeveer 45 seconden. De schermen tonen voorbeeldgegevens.
Zo ziet het eruit
Schermen uit het werkboek, gevuld met voorbeeldgegevens. De indeling verschilt licht per losse tool of pakket.
Zo begin je
- Open het bestand in Excel. Vraagt Windows om toestemming, kies dan ‘Bewerken inschakelen’.
- Ga naar Instellingen: vul de organisatienaam in en pas eigenaren, afdelingen, processen en termijnen aan.
- Registreer in de witte kolommen. Grijze kolommen rekenen zelf en zijn beveiligd.
- Leg acties vast in Maatregelen: kies eerst de bron en daarna het bron-ID, dan telt de actie mee bij de herkomst.
- Volg de stand op het dashboard. De aandachtspunten verwijzen naar het blad waar iets openstaat.
Techniek
- Gemaakt voor Microsoft Excel op een computer (Windows of Mac), bestandsformaat .xlsx. Excel Online en de mobiele app zijn niet getest.
- Geen macro's, geen invoegtoepassingen, geen internetverbinding en geen koppeling met andere systemen.
- Alle berekeningen zijn formules; handmatig verversen is niet nodig.
- Werkbladen zijn beveiligd zonder wachtwoord, zodat formules niet per ongeluk worden overschreven. Filteren en sorteren blijft mogelijk.
- Registers hebben een vast aantal voorgenummerde regels (bijvoorbeeld 1.000 maatregelen en 500 meldingen of bevindingen).
- Lettertype Aptos, het standaardlettertype van Microsoft 365. Ontbreekt Aptos, dan kiest Excel een vervanger en kan tekst iets anders vallen.
Wat het wel en niet is
- SPARK Desk ondersteunt registreren, signaleren en overzicht houden. Oordelen en besluiten blijven bij de gebruiker.
- Gebruik van dit bestand is geen garantie op certificering, naleving of goedkeuring door een toezichthouder.
- Verwijzingen naar wetten en normen zijn hulpmiddelen bij het registreren, geen juridisch advies. Controleer altijd de actuele tekst van de betreffende wet of norm.
Ook in een pakket
Heb je meer nodig? Deze tool zit ook in de volgende pakketten, gekoppeld in één werkboek.
Veelgestelde vragen
Wat krijg ik precies?
Twee Excelbestanden: het lege werkbestand waarin je je eigen gegevens vastlegt, en hetzelfde bestand gevuld met fictieve voorbeeldgegevens. Het voorbeeld laat zien hoe invoer doorwerkt naar de dashboards en is niet bedoeld om in te werken. In het bestand zit ook een blad Handleiding en een blad Over dit bestand met versie, werking en beperkingen.
Moet ik iets installeren of koppelen?
Nee. Het werkboek bevat geen macro's of invoegtoepassingen en heeft geen internetverbinding of koppeling met andere systemen nodig.
Waar staan mijn gegevens?
Alleen in jouw eigen bestand. Je bepaalt waar het bestand staat en wie erbij kan; er gaan geen gegevens naar SPARK. Het lege bestand bevat geen persoonsgegevens.
Mag mijn hele organisatie het gebruiken?
Ja, binnen je eigen organisatie, door zoveel collega's als nodig, en je mag zoveel kopieën maken als je voor je eigen registraties nodig hebt. Je mag het bestand aanpassen voor eigen gebruik. Doorverkopen, delen met derden of publiceren mag niet.
Is dit een juridisch getoetst of gecertificeerd document?
Nee. Het is een volledig bewerkbare template. Gebruik ervan is geen garantie op certificering, naleving of goedkeuring door een toezichthouder. Zie de algemene voorwaarden voor de volledige toelichting.
Krijg ik updates en ondersteuning?
Verbeteringen binnen versie 1.x zijn kosteloos en nieuwe versies worden aangekondigd op de website en de socialmediakanalen van SPARK. Vragen over de werking kun je mailen naar support@sparkdesk.nl.
Hierbij past ook
Kwaliteitsmanagement in Excel
Alles in de categorie kwaliteit op een rij.
Interne audit
Losse tool, € 24,95 incl. btw.
Meldingen- en klachtenregister
Losse tool, € 24,95 incl. btw.
Documentregister in Excel: voorbeeld en afspraken over versies
Artikel, leestijd 5 minuten.
Kwaliteitssysteem voorbeeld: onderdelen en praktische stappen
Artikel, leestijd 8 minuten.
Klanttevredenheidsvragenlijst (gratis)
Excel (.xlsx) en PDF (.pdf), gratis te downloaden zonder account.
Documentregister
€ 14,95 incl. btw
Dit is een volledig bewerkbare template, geen kant-en-klaar, juridisch getoetst document. Zie onze algemene voorwaarden voor de volledige toelichting en aansprakelijkheidsbeperking.
Ook je documenten online beheren?
SPARK Docs biedt zelfstandig documentbeheer naast je Excelregister. Bespreek wat je nodig hebt en welke overstap mogelijk is.