Wat staat er op een kwaliteitsdashboard?
Welke cijfers je opneemt, hangt af van je organisatie. Het uitgangspunt is dat elk cijfer een vraag beantwoordt waarop je wilt kunnen sturen. Veelgebruikte onderdelen zijn:
- het aantal meldingen en klachten en hoeveel daarvan binnen de afhandeltermijn zijn afgerond;
- de stand van de geplande audits en de openstaande bevindingen;
- de belangrijkste risico's en de maatregelen die erbij horen;
- de acties die openstaan of te laat zijn;
- documenten die aan herziening toe zijn.
Een dashboard rekent op basis van registraties
Een dashboard is zo goed als de gegevens eronder. Het toont niets wat je niet eerst hebt vastgelegd. Daarom werkt het in Excel het best met invoerbladen waarin je registreert, en een apart dashboardblad dat daaruit rekent. Je voert de gegevens dus op één plek in en het overzicht ontstaat vanzelf.
Houd het dashboard klein. Een scherm met te veel cijfers wordt niet meer gelezen. Kies liever vijf cijfers die je echt gebruikt dan twintig die er mooi uitzien.
Wanneer is Excel genoeg?
Voor zelfstandigen en kleine teams met een overzichtelijk aantal registraties is Excel in veel gevallen voldoende, zeker als je geen budget of behoefte hebt aan uitgebreide software. Het loont om kritisch te kijken naar wat je nodig hebt: veel gelijktijdige gebruikers, automatische meldingen per e-mail of een koppeling met andere systemen kunnen om andere software vragen.
Excel heeft ook een voordeel: je gegevens staan in een bestand op je eigen schijf en je hoeft geen abonnement af te sluiten.
Zo begin je
Begin met één onderdeel waar je nu al gegevens voor bijhoudt, bijvoorbeeld meldingen of risico's, en bouw het dashboard daar omheen. Breid pas uit wanneer je het eerste overzicht werkelijk gebruikt.