Kies criteria die bij de levering passen
Begin met wat mis kan gaan als de levering tegenvalt. Voor een leverancier van materialen kunnen kwaliteit en leverbetrouwbaarheid doorslaggevend zijn. Bij een adviesdienst kunnen deskundigheid, bereikbaarheid en het nakomen van afspraken zwaarder wegen. Gebruik niet automatisch dezelfde criteria voor alle leveranciers.
Leg per criterium vast wat een score betekent en welke informatie je gebruikt. Een oordeel als ‘goede kwaliteit’ is moeilijk te vergelijken. Een concreet gegeven, zoals het aantal leveringen met een afwijking in een afgesproken periode, maakt het gesprek beter controleerbaar.
Rekenvoorbeeld met drie criteria
Fictief voorbeeld: kwaliteit weegt voor 50%, leverbetrouwbaarheid voor 30% en communicatie voor 20%. Je beoordeelt elk criterium op een schaal van 1 tot 5. De leverancier krijgt respectievelijk 4, 3 en 5 punten. De gewogen score is dan (4 × 0,50) + (3 × 0,30) + (5 × 0,20) = 3,90 van 5.
Deze weging is een voorbeeld, geen norm. Spreek vooraf af welke grens je gebruikt voor goedkeuring, verbetering of heroverweging. Benoem ook eventuele uitsluitende voorwaarden: een ontbrekende noodzakelijke bevoegdheid kun je niet compenseren met goede communicatie.
Onderbouw je scores
Gebruik een vaste beoordelingsperiode en bewaar de relevante informatie. Denk aan afspraken, ontvangen leveringen, afwijkingen en de reactie op eerdere problemen. Noteer wie de beoordeling uitvoerde en op welke datum. Maak bij weinig leveringen duidelijk dat de beoordeling op beperkte informatie berust.
- Kwaliteit: welke afwijkingen zijn vastgesteld en hoe zijn die opgelost?
- Leverbetrouwbaarheid: welke leveringen voldeden aan de afgesproken datum?
- Communicatie: was tijdige afstemming mogelijk bij wijzigingen of problemen?
Een score vraagt om een besluit
Leg na de beoordeling vast of je doorgaat, aanvullende afspraken maakt of een alternatief onderzoekt. In het voorbeeld kan de score voldoende zijn, terwijl de leverbetrouwbaarheid toch een verbeterafspraak vraagt. Noteer de actie, de eigenaar en wanneer je de uitkomst opnieuw beoordeelt.
Laat de leverancier weten welk concreet probleem moet verbeteren als je daarover afspraken maakt. Beoordeel later met dezelfde maatstaf of de verbetering zichtbaar is. Zo voorkom je dat een jaarlijkse beoordeling een los administratief ritueel wordt.
Leveranciers beoordelen in Excel
De SPARK Desk-tool Leveranciersbeoordeling bevat een leveranciersoverzicht en gewogen beoordelingen met een automatisch oordeel. Je past de maatstaf aan je eigen organisatie aan en volgt acties op in het maatregelenregister. Het automatische oordeel ondersteunt je besluit; jij controleert de gegevens en bepaalt wat passend is.
Een register is geen bewijs dat je aan alle eisen van ISO 9001 of een andere norm voldoet. Bepaal welke eisen in jouw situatie gelden en hoe je de selectie, beoordeling en opvolging aantoonbaar maakt.