Begin de agenda met het doel
Zet bovenaan wat het overleg moet opleveren. Een overleg zonder doel loopt uit en eindigt vaak zonder besluit. Noteer ook de gegevens: datum, tijd, plaats en deelnemers.
Loop eerst de openstaande acties langs
Open met een korte terugblik op de acties van het vorige overleg. Dat kost weinig tijd en maakt zichtbaar wat is afgerond en wat blijft liggen. Zo wordt een afspraak geen vrijblijvende opmerking.
Geef elk agendapunt een type, tijd en eigenaar
Geef per agendapunt aan of het gaat om informatie, een discussie of een besluit. Een deelnemer die weet dat er een besluit wordt verwacht, bereidt zich anders voor dan bij een informatiepunt. Zet er een tijdsduur en de naam van degene die het punt inbrengt bij. Dat houdt het overleg binnen de tijd.
Noteer besluiten en acties, niet alles wat is gezegd
Goede notulen zijn kort. Per agendapunt noteer je de kern van de bespreking en het besluit. Gebruik dezelfde nummering als de agenda, dan vind je alles snel terug. Punten die op dat moment niet passen, zet je in een parkeerplaats voor een volgend overleg.
Sluit af met een besluitenlijst en een actielijst met per actie een eigenaar en een deadline.
Houd de acties bij elkaar
Staan de acties alleen in de notulen van elk afzonderlijk overleg, dan raak je het overzicht kwijt. Een register waarin je alle acties en besluiten verzamelt, voorkomt dat.